Συμβουλές για την Διαδικασία Οργάνωσης

“Ένας στόχος χωρίς σχέδιο είναι απλά μια ευχή.”

Αντουάν ντε Σαίντ-Εξυπερύ, Γάλλος συγγραφέας, ποιητής και πρωτοπόρος αεροπόρος

Προηγήθηκαν πολλές πληροφορίες, συμβουλές και προτάσεις. Πιθανόν να έχετε σχηματίσει κάποιες πρώτες ιδέες για την οργάνωση της άφιξης της τρίτης ηλικίας – και καλώς εχόντων των πραγμάτων έχετε  και κίνητρο. Τώρα είναι η ώρα να κάνετε τις αρχικές ιδέες σας πιο συγκεκριμένες, και να οργανώσετε  ένα πραγματικό σχέδιο. Στο παρόν κεφάλαιο αντιμετωπίζουμε το ερώτημα: Πως οργανώνετε το σχέδιο σωστά και αποδοτικά;  

Η οργάνωση απαιτεί να αποφασίσετε εκ των προτέρων τι χρειάζεται να γίνει, ποιος θα το κάνει, πως και πότε. Για την επιτυχή οργάνωση, είναι αναγκαίο να αναλογιστείτε γεγονότα του παρελθόντος καθώς και μελλοντικές ευκαιρίες –  και πιθανές επικείμενες απειλές για το  σχέδιό σας.

Οι καλές σχεδιαστικές και οργανωτικές δεξιότητες περιλαμβάνουν πέντε βήματα:

Σε αυτό το σημείο μιλάμε για τους SMART – στόχους

  • Specific=Εξειδικευμένος
  • Measurable=Μετρήσιμος
  • Attainable=Επιτεύξιμος
  • Realistic=Ρεαλιστικός / relevant=σχετικός
  • Time-bound=με Χρονικό Όριο

Είναι κρίσιμο, οι στόχοι που θέτετε να είναι διατυπωμένοι όσο πιο ευκρινώς και συγκεκριμένα γίνεται. Εάν είναι πολύ γενικευμένοι δεν παρέχουν σαφή κατεύθυνση. Επομένως, προσδιορίστε με ακρίβεια που θέλετε να βρεθείτε. Επιπλέον είναι απαραίτητο να είναι μετρήσιμοι για να γίνονται ορατές οι επιτυχίες. Δεν αρκεί να λέμε «Κάντε περισσότερο αθλητισμό» ή «Αποταμιεύστε περισσότερα χρήματα» καθώς αυτά δεν επιτρέπουν να δείτε αν όντως πετύχατε το στόχο σας. Φροντίστε επίσης ο στόχος σας να είναι επιτεύξιμος. Εάν δεν έχετε ελπίδες να τον φτάσετε, απλά θα αποκαρδιωθείτε. Θα πρέπει να υπάρχει συγκεκριμένη πρόκληση, οπότε προσπαθήστε να βρείτε τη σωστή ισορροπία. Οι στόχοι σας θα πρέπει να είναι ρεαλιστικοί και λογικοί, να βγάζουν νόημα και να φέρουν πραγματική προστιθέμενη αξία. Τέλος, εξίσου σημαντικό να αναφερθεί, χρειάζεστε προθεσμίες και ορόσημα. Αυτά δημιουργούν κίνητρα και το αίσθημα του επείγοντος. Άλλωστε, είναι απλά υπέροχο το να ξέρετε πότε μπορείτε να γιορτάζετε την επιτυχία.

Για να μπορέσετε να δείτε εάν οι στόχοι σας είναι πραγματοποιήσιμοι και ρεαλιστικοί, εξετάστε το γενικό πλαίσιο και τις δυνατότητές σας. Ποιες είναι οι αξίες σας και οι απόψεις σας,  τι συνάδει με τη προσωπικότητά σας, πόσο χρόνο μπορείτε να αφιερώσετε σε ένα στόχο, πόσα χρήματα μπορείτε πραγματικά να αποταμιεύσετε; Σε αυτό το σημείο απαιτείται  αυτό-στοχασμός. 

Η ικανότητα να βάζετε προτεραιότητες – ή επίσης να επαναπροσδιορίζετε προτεραιότητες – στόχους και δράσεις, είναι ζωτικής σημασίας για την βελτιστοποίηση των χρονικών περιορισμών και των περιορισμένων πόρων, και άρα το κλειδί σε ένα σωστό σχεδιασμό.  Η ιεράρχηση των προτεραιοτήτων δημιουργεί τάξη, μειώνει τα επίπεδα άγχους και παρέχει καθοδήγηση. Πάντοτε να αποφασίζετε πόσο σημαντική και πόσο επείγουσα είναι μια εργασία, πριν την προγραμματίσετε χρονικά. Με αυτό τον τρόπο, μπορείτε να αποφύγετε να σας τελειώσει ο χρόνος για πράγματα που είναι περισσότερο σημαντικά από άλλα. Να θυμάστε την Μήτρα Ελέγχου του Eisenhower.

Πάμε να συνοψίσουμε τους: SMART – στόχους

  • Γράψτε τους στόχους σας.
  • Σκεφτείτε και δημιουργήστε ένα κατάλογο από κατάλληλες ενέργειες, ιεραρχήστε τις εργασίες.
  • Ορίστε το χρονικό πλαίσιο, αναλογιστείτε τους πόρους που χρειάζεστε.
  • Σκεφτείτε από που μπορείτε να πάρετε βοήθεια.
  • Προσαρμοστείτε σε αλλαγές, εάν αυτές είναι αναγκαίες, σε κάθε προγραμματισμό προκύπτουν αβεβαιότητες και απρόβλεπτες προκλήσεις.
  • Επιθεωρείτε τακτικά την υλοποίηση του σχεδιασμού σας.
  • Να παραμείνετε ενθουσιώδεις και να κυνηγάτε το στόχο σας!

Ο σχεδιασμός για το μέλλον εμπεριέχει δύσκολες αποφάσεις.

Η λήψη αποφάσεων είναι η διαδικασία επιλογής της λογικής απόφασης από τις διαθέσιμες εναλλακτικές λύσεις, ζυγίζοντας τα θετικά και τα αρνητικά κάθε επιλογής, και λαμβάνοντας υπόψη όλες τις εναλλακτικές, ώστε να αποφασίσετε ποια λύση είναι η καλύτερη για την συγκεκριμένη περίσταση.  

Το να μαθαίνετε να κάνετε καλύτερες επιλογές απορρέει από το να βλέπετε, να ακούτε και να πράττετε. Οι ασκήσεις που ακολουθούν θα σας βοηθήσουν να αναπτύξετε δεξιότητες στη λήψη αποφάσεων. Η οπτικοποίηση της διαδικασίας είναι εξαιρετικά βοηθητική. Μπορείτε να την κάνετε τόσο απλή όσο ένας κατάλογος με τα Υπέρ & τα Κατά, ή τόσο πολύπλοκη όσο η διαδικασία των 8 Βημάτων.

Υπέρ και Κατά

Ένας κατάλογος με τα Υπέρ και τα Κατά, μπορεί να φανεί εξαιρετικά χρήσιμος εάν θέλουμε να ζυγίσουμε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα μιας συγκεκριμένης απόφασης, όταν έχουμε διαφορετικές επιλογές. Πολλές από τις επιλογές μας γίνονται από συνήθεια, αλλά αν απλώς φέρουμε αυτές τις επιλογές σε ένα συνειδητό επίπεδο, μπορούμε να ενεργοποιήσουμε την αξιολόγηση, την ανάλυση και τον αυτό-στοχασμό και να τα  χρησιμοποιήσουμε για να βελτιώσουν αυτές, και άλλες αποφάσεις. Ένας κατάλογος με τα Υπέρ και τα Κατά είναι ιδιαιτέρως κατάλληλος για αποφάσεις που αποτελούνται από δυο επιλογές όπως το ναι ή όχι, κάνε το ή μην το κάνεις.  Αναλογιστείτε μια απόφαση που πρέπει να πάρετε στο κοντινό μέλλον, και φτιάξτε έναν κατάλογο με τα Υπέρ και τα Κατά, μέσα σε 15 λεπτά.  

Σημειώστε τις παραμέτρους που υπερασπίζονται αυτή την απόφαση (υπέρ), και εκείνες που τάσσονται κατά (κατά) της,  σε δυο διαφορετικές στήλες.

  1. Γράψτε όσες περισσότερες παραμέτρους μπορείτε να σκεφτείτε.
  2. Όταν τελειώσετε, προσθέστε μια βαθμολογία ειδικού βάρους σε κάθε παράμετρο, από το 5 για κάτι υψηλής σημασίας, έως το 1 για κάτι χαμηλής σημασίας.
  3. Συγκρίνετε την τελική βαθμολογία ανάμεσα στις δυο στήλες.

Όταν θα έχετε ολοκληρώσει τον κατάλογό σας, αναλογιστείτε για λίγο τις ακόλουθες ερωτήσεις:

  • Είναι το αποτέλεσμα αυτό που περιμένατε; Γιατί (όχι);
  • Τι σκέψεις έχετε τώρα για την απόφαση που σκέφτεστε να πάρετε; Το αποτέλεσμα αλλάζει κάτι;

Τι θα κάνετε μετά;

“Ξέρετε, δυσκολίες πάντα υπάρχουν στη ζωή. Μερικές φορές, θα ήταν απλά πολύ ωραίο, να κάνουμε παρέα με άλλους ενήλικες και να βρίσκουμε κάποιες λύσεις, αλλά πολλοί από εμάς έχουν ανατραφεί με το να ντρέπονται για τις αμφιβολίες τους…”

(Σχόλιο από έναν/μία συνεντευξιαζόμενο/-η από την Ιταλία, Απρίλιος 2021)

Παρακαλείστε να έχετε υπόψη σας πως δεν χρειάζεται να επιλύετε τα πάντα μόνοι σας. Το να δέχεστε βοήθεια δεν αποτελεί σημάδι αδυναμίας. Ξεκινήστε ανταλλαγή απόψεων με μέλη της οικογένειά σας, φίλους ή επίσης επαγγελματίες στον τομέα με τον οποίο θα ασχοληθείτε. Ερωτήσεις από άλλους, και άλλες, πιο ουδέτερες οπτικές γωνίες, βοηθούν να προσεγγίσετε ένα πρόβλημα από διαφορετικές πλευρές, και να βρείτε έτσι ίσως την καλύτερη λύση.

8 Βήματα

Για να πάρετε μια σωστή απόφαση ή για να επιλύστε αποτελεσματικά ένα πρόβλημα που προκύπτει, είναι χρήσιμο να ακολουθείτε μια σειρά βημάτων με μεθοδικό τρόπο. Μια δομημένη διαδικασία λήψης αποφάσεων, σας βοηθάει να αποφασίσετε γρηγορότερα και με μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση. Μια τυπική διαδικασία λήψης αποφάσεων περιλαμβάνει: ορισμό του προβλήματος, συλλογή πληροφοριών, αναγνώριση πιθανών τρόπων δράσης, επιλογή μεταξύ των εναλλακτικών, και επιθεώρησης /ελέγχου των αποτελεσμάτων – φυσικά και υπάρχουν πολλοί τρόποι να το κάνετε αυτό.

Στο παρόν, εφαρμόζουμε το Μοντέλο Συναισθηματικής Νοημοσύνης. Το μοντέλο αυτό έχει οκτώ σαφώς ορισμένα βήματα, που σας ενθαρρύνουν να χρησιμοποιήστε το μυαλό και την καρδιά σας: Είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσετε την ευφυία σας, αλλά επίσης και το θάρρος να υλοποιήσετε την απόφασή σας. Ο λόγος που αυτή η μέθοδος είναι αποτελεσματική, εδράζει στην επίτευξη μιας σειράς φάσεων, για να φτάσετε σε μια σταθερή απόφαση με την οποία να νοιώθετε βέβαιοι.  

Για την άσκηση αυτή, θα χρειαστείτε 20 λεπτά. Εάν μπορείτε, μοιραστείτε τις σκέψεις σας για τα αποτελέσματα με συναδέλφους ή φίλους.

Υπάρχουν 8 βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν:

  1. Συνειδητοποιούμε ότι έχουμε να πάρουμε μια απόφαση.
  2. Συλλέγοντας πληροφορίες: Μόλις συνειδητοποιήσουμε το πρόβλημα ή την ανάγκη να παρθεί μια απόφαση, θα συλλέξουμε όση περισσότερη πληροφορία για την περίσταση μπορούμε, για να βοηθήσουμε την λήψη της απόφασης μας.
  3. Αναλύστε την πληροφορία με ένα αρμόδιο πλαίσιο αναφοράς: Εάν είναι οικονομικό πρόβλημα, με μια οικονομική ανάλυση. Εάν είναι διαμάχη, με ένα πλαίσιο μοτίβων σχετικά με τις διαμάχες, κ.λπ.
  4. Περιγραφή του προβλήματος: Αυτό είναι το σημείο κλειδί. Ένα σαφώς περιεγραμμένο πρόβλημα είναι ένα σχεδόν λυμένο πρόβλημα. Περιγράψτε την ανάγκη για μια απόφαση ή το πρόβλημα με όση λεπτομέρεια χρειάζεται.
  5. Εκτίμηση του προβλήματος: Είναι το πρόβλημα επείγον και απαιτεί γρήγορη απόφαση ή όχι; Είναι σημαντικό να πάρετε απόφαση ή όχι;  μια απόφαση επηρεάζει συνολικά ή μέρος της ζωής μου, κ.λπ.
  6. Παραγωγή εναλλακτικών: Αφού έχουμε αναγνωρίσει το πρόβλημα και το μέγεθος του ή την σημασία του, μπορούμε να παράγουμε πιθανές λύσεις, βασισμένοι στην δημιουργικότητά μας.  
  7. Αξιολόγηση των εναλλακτικών: αφού έχουμε διατυπώσει τις πιθανές λύσεις, θα πρέπει να αξιολογήσουμε ποιες είναι πιο βιώσιμες για την επίλυση του προβλήματος.
  8. Απόφαση: Μόλις έχουμε την αξιολόγηση των εναλλακτικών, θα είμαστε έτοιμοι να πάρουμε μια απόφαση που είναι λογική και βασίζεται σε ένα συμπαγές πλαίσιο αναφοράς.

Μια τελευταία συμβουλή

Θα υπάρξουν στιγμές, που το να παραμείνετε ενθουσιώδεις για την προετοιμασία ένταξης στην Τρίτη ηλικία, θα μοιάζει με πραγματική μάχη. Να θυμάστε, δεν πρόκειται για το τέλεια οργανωμένο σχέδιο, και το να μείνετε σε αυτό με κάθε κόστος. Επίσης δεν πρόκειται για το αν τα έχετε σκεφτεί όλα, για όλους τους τομείς. Ζούμε ακόμα στο εδώ και τώρα. Μην πιέζετε τους εαυτούς σας. Υπάρχουν περίοδοι στη ζωή που είναι δύσκολο να αναλαμβάνουμε επιπλέον δουλειά. Έπειτα, ξεκινήστε σιγά σιγά, επιλέξτε τομείς που σας ενδιαφέρουν. Σκεφτείτε το μέλλον σας, τις επιθυμίες σας και πως θα εξελιχθείτε προσωπικά – αργότερα, θα αισθανθείτε χαρούμενοι για αυτό. Κάποιες φορές, το πρώτο βήμα είναι να μιλήσουμε για την προετοιμασία ένταξης στην Τρίτη ηλικία με κάποιον οικείο. Αποκτά μια κάποια σημασία, έπειτα, υπάρχει κάποιος που μπορεί να μας εμπνεύσει, που μπορεί να κάνει ερωτήσεις, που μπορεί να μας υπενθυμίσει πράγματα… Και ίσως να το ξεκινήσει και εκείνος/η, γιατί το μαζί είναι πάντα ευκολότερο.

Ελπίζουμε πως σας δώσαμε έμπνευση και ιδέες για μια ευτυχισμένη Τρίτη ηλικία!

Scroll to Top